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    筑人科技:8个要点2个原则写好一封邮件

    时间:2022.07.29

    直接上干货:8个要点2个原则写好一封邮件


    1. 写邮件的顺序

    当你在写一封新的邮件时,记住四个字:由下到上。

    我们写邮件的顺序是:附件,正文,标题,收件人地址。这样你不会落下任何重要的信息,你不完成所有的步骤,邮件根本发不出去。

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    2. 说清楚4个“W”和1个“H”


    (W)ho:你在给谁写邮件?

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     (W)hat:你想说什么?

    做到言简意赅,有数据和数字的,记得直接引用。


    (W)hy:人家为什么要回复你?

    你要把关注点调到对方身上。你要让对方感觉这件事对他重要,他才有动力回复你的邮件。说白了,多数人都只关心自己,这是人性,不要违背。



    (W)hen:什么时候需要答复?

    每个人都有点拖延症,你不给对方一个明确的截止时间,对方有可能一直拖着不答复。“尽快回复”的意思就是“我其实没那么着急”。



    (H)ow:希望对方如何应对?

    明确希望对方做出的回应,不然谁知道你想要对方怎么做呢?



     

    3. 内容采用总分形式

    先写好几个小标题一二三四五,后面再去补充里面的具体内容。看的人有时间和兴趣就仔细看,没时间就只看小标题。


    4. 标题要明确


    不要过短让人摸不着头脑,也不要太长让人觉得是垃圾邮件。


    用最少的词把这封邮件的内容说清楚,用点不用面。



    5. 能用文字的就别用图片


    别把文字做成图片发过去。首先加载速度慢,在手机上看更是效率低。其次不能检索,后期查起来太麻烦。最后大部分人的审美不够专业,正常的文字至少不会减分。



    6. 简化添加的链接


    如果有链接需要添加,那就去用专业网站缩短它。看起来简洁明快,不会让人觉得反感。


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    7. 多说事实,少带情绪

    有问题就反应问题,我们发邮件不是为了泄愤,而是为了解决问题。


    检查邮件的时候,如果发现某些词对于解决问题没有帮助,那就果断删去吧。


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    8. 想好了再抄送



    这封邮件应该只涉及相关人员,不要有事没事抄送给他人,尤其是领导。



    9.两条重要原则



    1.发出去的邮件就是泼出去的水。每封邮件发送前都要三思,再发送!




    2.收到以后即使没空,也要回复一句“邮件已收到,过后答复您”,让对方起码知道邮件已经收到了,不会怀疑是否发送失败。




    如果企业邮件遇到退信、发送失败等邮件问题,筑人科技,作为从业20年的网易企业邮箱资深服务商可以帮你解决一切关于邮件的烦恼!



     



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