五种常见的邮件归档错误概念

随着互联网技术的发展,电子邮件已经成为人们工作和生活中信息沟通的普通方式之一。 本文首先从概念出发,给出电子邮件的定义。电子邮件有三层含义:信息、通信和软件系统,这也是本课题研究的三个角度。电子邮件是指通过运行在计算机网络上的电子邮件通信系统传递的数字化信息;电子邮件是实现信息传递的技术系统的总和;电子邮件是一个完整实现了用户代理(Message User Agent,MUA)、传输代理(Message Transfer Agent,MTA)、分发代理(Message DeliveryAgent)及相关协议的软件系统的集合。 电子邮件是信息和通信的结合,相当于信件和电话的结合。它在正式的组织机构中广泛应用,是组织机构的传播媒介,也是业务活动的组成部分。二者统一于组织机构中的“业务流程”,表现为“信息流”的形式。这两点是对电子邮件进行归档管理的基础和出发点:政策的制定和实施,以及软硬件配置都要充分的考虑到这两个方面。 电子邮件具有证据价值和情报价值,这是电子邮件作为档案进行归档和管理的理论依据。电子文件管理的理论适用于电子邮件,要想使电子邮件具备证据价值,必须进行归档管理,保障其真实性、完整性、可用行和安全性。

在实际的工作中，我们发现关于电子邮件归档有五种常见的误解。这些误解可能会妨碍您改善最终用户体验，工作流程效率和整体合规性。在这里，我们揭示了这些误解背后的现实，揭示了为什么电子邮件归档是所有类型组织的必备条件。

电子邮件对于沟通和协作至关重要。2015年每天发送的邮件是2050亿。到2019年底，该数字将达到2460亿。

关于邮件归档五种常见的错误概念！

一．我的组织无需担心合规性或电子证据发现（e-discovery）

真相是：所有组织都需要无缝访问关键任务信息。
74％的组织要求员工的电子邮件作为法律诉讼的一部分。
合规性需要基于以下的改变：
1.目标客户的转移；
2.商业模式的调整；
3.修订的规则与条例

二．“一旦我们将电子邮件移至云端，我的组织就不需要存档
真相是：归档可帮助组织恢复业务信息并保护敏感数据免受可能的威胁。
1.恶意软件；77％的组织在12个月内被电子邮件恶意软件渗透。
2.意外和恶意的删除；32％的企业没有制定政策或系统来阻止员工删除重要内容

三．存档不会提高我团队的工作效率
真相是：高级搜索功能和移动归档应用程序可帮助员工使用任何设备提高工作效率
现代信息工作者每个工作日花费210分钟在计算机或移动设备上用于工作目的。
平均工作一周花费的时间：
1.28%用在阅读和回复邮件上
2.19%查找和收集信息
3.14%内部沟通和协作

四．存档只会使我们的风险管理人员受益
真相是：正确的归档解决方案可以使整个组织受益，包括员工，IT管理员，合作伙伴和客户
33％的IT决策者表示未来两年里，会将归档的数据作为一个重要的“驱动程序”，从而给自己的决策带来帮助

五．Microsoft Office 365将提供我们需要的所有归档功能
真相是：Office 365受到旧版Exchange架构的限制，这种架构阻碍电子证据发现（e-discovery），整体搜索速度和工作效率

87％的组织表示Office 365是一个不完整的解决方案，需要额外的产品或服务，包括归档。