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    企业邮箱对初创企业管理的的重要性

    时间:2020.10.26


    据了解,很多初创企业一开始对企业邮箱并不重视,出于对公司成本的考虑,认为企业初期阶段能省则省,前期用个人邮箱或是免费企业邮箱办公就行,等到企业做大之后再进行升级到收费专业企业邮箱。


    殊不知,这样相当于将企业信息安全置于一个裸奔的状态,一旦出现问题,将追悔莫及!因为让员工在客户沟通内部管理时多使用员工个人邮箱、微信等进行沟通,这会给后期企业带来很多隐患。


    一旦发生问题纠纷甚至是诉讼,会因相关记录均在员工的私人邮箱或者微信中而无法获得相关证据,即使是企业可以控制的微信,因手机或者电脑的存储量有限,经常会定期删除相关信息,待纠纷爆发时,证据早已灰飞烟灭。


    更为关键的是,员工使用个人邮箱或者是微信进行客户的沟通,则客户的相关资料都掌握在员工的手中,可能在利益的诱惑下,将企业的客户转为私人的客户,或者在离职时造成企业的客户流失。


    聪明的初创企业会使用企业邮箱进行文件交接,工作沟通,规定员工在涉及工作时一律通过邮件进行文件的传递交接,不得用于其他个人用途,公司有权随时查看邮箱,通过控制监视内部员工电子邮件,解决侵犯员工私隐问题、文件流向存储问题、客户流失问题、证据保护问题,最大限度防止公司重要信息和商业秘密泄漏。


    使用企业邮箱可以自行设定管理员,方便地进行管理、自主群发、分组、修改密码,设定功能限制等,这些都是个人邮箱无法比拟的。而且当员工离职时,企业还可回收邮箱账号,使得该员工的所有客户资料得以保留和延续。企业还可以进行监控管理,对工作邮件进行备份,防止邮件意外丢失并可留档备查。

     


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